Zodra je serieus nadenkt over de verplichte tijdsregistratie vanaf 2027, kom je snel bij dezelfde vraag: welke software kies je? De markt zit vol tools die allemaal beloven eenvoudig, compleet en flexibel te zijn. Op papier lijken ze op elkaar. In het dagelijks gebruik verschillen ze enorm.

In deze vergelijking zetten we een aantal populaire pakketten naast elkaar, van eenvoudige urentellers tot volwaardige oplossingen die tijdsregistratie, projecten en facturatie combineren. Zo zie je sneller welke richting bij jouw werking past.

TL;DR: De verplichting richting 2027 draait vooral om aanwezigheidsregistratie: het digitaal in- en uittikken van werktijden, pauzes en overuren. Dat is de wettelijke kern. Gedetailleerde urenstaten die je tijd over projecten en klanten verdelen, zijn een handige extra voor nacalculatie en facturatie, geen verplichting. Kies dus eerst een tool met een sterke aanwezigheidsmodule (zoals de Aanwezigheid-module van Odoo of een prikklok in Shiftbase) en kijk daarna of je ook urenstaten en facturatie wil koppelen.

Goede tijdsregistratie software kies je op basis van je werkstroom, niet op basis van de langste functielijst.

Wat is tijdsregistratiesoftware?

Tijdsregistratiesoftware is een digitale tool waarmee medewerkers hun werktijden vastleggen door in en uit te tikken (aanwezigheidsregistratie) en waarmee je die tijd optioneel verder verdeelt over projecten en klanten (urenstaten).

De kern van elke oplossing is de aanwezigheidsregistratie: het digitaal in- en uittikken van begin- en einduur, pauzes en overuren. Daarbovenop bieden veel pakketten urenstaten, waarmee je de gewerkte tijd toewijst aan projecten, taken of kostensoorten voor nacalculatie en facturatie.

Voor een kmo die zich voorbereidt op 2027, telt vooral één ding: de aanwezigheidsregistratie moet digitaal, betrouwbaar en controleerbaar zijn. Dat betekent dat de tikgegevens niet achteraf onzichtbaar aanpasbaar mogen zijn en dat je op elk moment een overzicht kan tonen.

Aanwezigheidsregistratie of urenstaten: wat vraagt de wet echt?

Deze twee begrippen worden vaak door elkaar gebruikt, terwijl ze technisch iets anders doen. Het onderscheid is belangrijk om de juiste tool te kiezen.

• Aanwezigheidsregistratie (in- en uittikken) legt objectief vast wanneer iemand begint, pauzeert en stopt. Dit is de eigenlijke kern van de verplichting richting 2027: aantoonbaar en controleerbaar registreren hoeveel er is gewerkt.
• Urenstaten (timesheets) verdelen die tijd verder over klanten, projecten of taken. Handig voor nacalculatie, projectopvolging en facturatie, maar eerder een nice to have dan een wettelijke eis.

In de praktijk betekent dat: begin bij een tool met een deftige aanwezigheidsmodule (een prikklok, badge, kiosk of app om in en uit te tikken). Werk je projectmatig of factureer je op basis van uren, dan kies je een oplossing die daar bovenop ook urenstaten aankan. Zo dek je eerst de verplichting en pak je daarna de winst van betere facturatie mee.

De aanwezigheidsmodule is de kern: medewerkers tikken in en uit via een kiosk, badge of app.

Aspect	Aanwezigheidsregistratie	Urenstaten
Wat het doet	In- en uittikken van werktijd, pauzes en overuren	Tijd verdelen over projecten, klanten en taken
Rol richting 2027	Wettelijke kern: objectief en controleerbaar	Nice to have, geen verplichting
Belangrijk voor	Elke werkgever met personeel	Project- en dienstenbedrijven, billable werk
Typische vorm	Prikklok, badge, kiosk, mobiele app	Timesheet per project of taak

Waarom je toolkeuze richting 2027 belangrijker wordt

Veel bedrijven starten met Excel of een gratis app. Dat werkt zolang je team klein is en de regels eenvoudig blijven. Maar zodra je meer mensen, projecten of uitzonderingen krijgt, groeit de verborgen kost: dubbel overtypen, fouten die laat opduiken en rapporten die iemand telkens opnieuw moet bouwen.

De juiste software lost dat niet alleen op voor de compliance. Ze bespaart je ook tijd en voorkomt dat uren verloren gaan of niet gefactureerd worden. Daarom loont het om nu te vergelijken en rustig te kiezen, in plaats van last-minute iets aan te schaffen dat je team niet gebruikt.

Werkt je team op locatie, let dan extra op mobiel en offline gebruik. Wat dat concreet vraagt, lees je in de gids over mobiele tijdsregistratie op de werf.

Tijdsregistratie software vergelijken: de opties op een rij

Hieronder zetten we vijf veelgebruikte tools naast elkaar. We kijken telkens naar twee zaken: hoe sterk de aanwezigheidsregistratie is (het in- en uittikken dat de wet vraagt) en of je daar bovenop ook urenstaten en facturatie kan koppelen. De prijzen en exacte functies veranderen regelmatig, dus check die altijd op de actuele website van de aanbieder voordat je beslist. Wil je weten waaruit die kostprijs precies bestaat, lees dan onze uitleg over hoeveel tijdsregistratiesoftware kost.

Van een pure prikklok tot een geïntegreerd projectsysteem: begin bij de aanwezigheidsregistratie en bouw daarna uit.

Tool	Best voor	Aanwezigheid (in/uittikken)	Urenstaten & projecten	Koppeling facturatie/ERP	Let op
Odoo (Aanwezigheid + Timesheets)	Bedrijven die aanwezigheid én projecten in één systeem willen	Aparte module Aanwezigheid met in- en uitklokken via kiosk, badge of app	Timesheets voor uren per project, klant en activiteit	Ingebouwd (facturatie, boekhouding, CRM, planning)	Meer opzet nodig; loont vooral bij meerdere modules
Clockify	Kleine teams die simpel willen starten	In- en uitklokken via een kioskmodus of timer, minder een harde prikklok	Sterke urenregistratie per taak en klant	Via exports en koppelingen	Minder diepgang voor loon en ploegen
Toggl Track	Wie vooral gebruiksgemak zoekt	Vooral een start/stop timer, geen volwaardige aanwezigheidsmodule	Prettige urenregistratie per project	Via exports en koppelingen	Meet vooral tijd, geen compleet bedrijfssysteem
TimeChimp	Kmo’s die uren en facturatie dicht bij elkaar willen	In- en uitklokken plus urenregistratie	Uren, projecten en facturatie in de Benelux-context	Koppeling met boekhoud- en facturatiepakketten	Minder geschikt als je een volledig ERP nodig hebt
Shiftbase	Ploegen, shiften en aanwezigheden	Sterke prikklok en aanwezigheidsregistratie voor teams	Beperkt; focus op planning i.p.v. projectnacalculatie	Via exports naar loon en boekhouding	Minder gericht op billable projecten

Kies je op basis van deze tabel, kijk dan eerst naar de kolom “Aanwezigheid (in/uittikken)”, want dat is wat de wet vraagt. De kolom “Urenstaten & projecten” bepaalt hoeveel extra winst je haalt uit nacalculatie en facturatie. Die winst komt pas echt vrij als je uren automatisch doorstromen: lees daarom hoe je tijdsregistratie koppelt aan je facturatie en boekhouding. Een tool die perfect past bij een consultancybureau, kan te zwaar of te licht zijn voor een productiebedrijf met ploegen.

Odoo: aanwezigheid en urenstaten in één systeem

Odoo is de oplossing die we bij Made I.T. zelf aanbieden en implementeren. Voor de verplichting in 2027 is vooral de module Aanwezigheid (Attendances) relevant: daarmee tikken medewerkers in en uit via een kiosk op een tablet, een badge of de app op hun smartphone. Zo leg je begin- en einduur, pauzes en overuren objectief en controleerbaar vast. Dat is precies wat de wetgeving vraagt.

Daar bovenop komt de module Timesheets als nice to have. Die verdeelt de gewerkte tijd verder over projecten, klanten en activiteiten, en werkt samen met Project, Facturatie, Boekhouding en CRM. Geregistreerde uren stromen zo door naar nacalculatie en facturen, zonder dat iemand ze opnieuw moet ingeven.

Die combinatie maakt Odoo sterk: je dekt de aanwezigheidsverplichting én je houdt de deur open naar projectopvolging en facturatie. Voor project- en dienstenbedrijven (consultancy, agencies, installatie, engineering) is dat vaak de meest complete keuze.

Er spelen nog drie voordelen mee die Odoo interessant maken voor een Belgische kmo:

• Odoo is een Belgisch bedrijf. Je kiest voor software die dicht bij onze markt en wetgeving staat, geen ver-van-je-bed oplossing.
• Wij hosten Odoo zelf in België. Bij Made I.T. draait je omgeving op servers in België, wat je meer controle en duidelijkheid geeft over waar je gegevens staan.
• Odoo is eenvoudig uitbreidbaar. Je start met de module Aanwezigheid en breidt later modulair uit naar Timesheets, facturatie, CRM of voorraad, zonder van systeem te veranderen.

Als partner nemen we bij Made I.T. de inrichting, hosting en opvolging voor onze rekening. We stemmen de aanwezigheidsmodule af op jouw werkstroom, koppelen ze aan de rest van je stack en zorgen dat je team er vlot mee werkt. Zo blijft Odoo geen los softwarepakket, maar een oplossing die meegroeit met je bedrijf.

De keerzijde: Odoo vraagt een doordachte inrichting. Het loont het meest wanneer je ook andere delen van je werking (facturatie, CRM, voorraad) in hetzelfde systeem brengt. Wil je alleen aanwezigheid registreren zonder verdere ambitie, dan is een lichtere prikklok soms sneller opgezet. Meer over die aanpak lees je op de pagina over ERP- en CRM-implementatie met Odoo.

Clockify en Toggl Track: simpel starten met urenregistratie

Zoek je vooral een eenvoudige urenteller, dan zijn Clockify en Toggl Track logische kandidaten. Beide draaien op mobiel en desktop, laten je snel starten en stoppen, en zijn makkelijk uit te leggen aan een team.

Let wel: hun sterkste punt is urenregistratie per taak of klant, niet zozeer een harde aanwezigheidsprikklok. Clockify biedt wel een kioskmodus om in en uit te tikken, terwijl Toggl vooral rond een start/stop timer draait. Wil je puur aan de aanwezigheidsverplichting voldoen, controleer dan goed of het in- en uittikken sluitend en niet onzichtbaar aanpasbaar is. Voor veel kleine dienstverleners die vooral hun tijd willen kennen, volstaat het en breid je later uit.

TimeChimp en Shiftbase: dichter bij facturatie of aanwezigheid

TimeChimp mikt op kmo’s die uren en facturatie dicht bij elkaar willen houden. Je kan er in- en uittikken en tegelijk uren aan projecten koppelen, met integraties naar boekhoud- en facturatiepakketten die in de Benelux gangbaar zijn. Zo combineer je aanwezigheidsregistratie met een vlotte doorstroom naar facturatie.

Shiftbase vertrekt vanuit planning en aanwezigheid. Werk je met ploegen, shiften en wisselende uren, dan is de prikklok net het sterke punt: medewerkers tikken in en uit, en dat sluit aan op uurroosters en aanwezigheidsregistratie. Voor productie, retail en zorg is dat type tool vaak passender dan een projectgerichte urenteller. Wil je daarnaast ook billable projecten opvolgen, dan is Shiftbase daar minder op gericht.

Hoe kies je de juiste tijdsregistratiesoftware?

De sterkste beslissing vertrekt niet vanuit een lijst met tools, maar vanuit je eigen werkstroom. Stel jezelf deze vragen voordat je een keuze maakt:

• Hoe tikken je medewerkers in en uit: via een kiosk of prikklok, een badge of een app op de smartphone?
• Is de aanwezigheidsregistratie sluitend en niet achteraf onzichtbaar aanpasbaar?
• Werk je met projecten, klanten, afdelingen of ploegen, en ondersteunt de tool die structuur?
• Kun je regels instellen voor pauzes, overuren en uitzonderingen zonder maatwerk?
• Heb je naast aanwezigheid ook urenstaten nodig voor nacalculatie of facturatie?
• Koppelt de tool met de software die je vandaag al gebruikt?
• Hoeveel training heeft je team nodig om ermee te werken?

Kies op basis van je echte werkstroom: gebruiksgemak, structuur, rapportering en koppelingen.

Als meerdere antwoorden onzeker zijn, ligt het probleem meestal niet bij de software, maar bij een proces dat nog niet scherp genoeg is. Zet dan eerst je werkstroom en gewenste rapporten vast. Dat maakt de toolkeuze daarna een stuk eenvoudiger.

Twijfel je tussen simpel en compleet?

Een handige vuistregel: dek eerst de verplichting, kies daarna je ambitie.

• Wil je vooral in orde zijn met de aanwezigheidsverplichting? Start met een tool die het in- en uittikken sluitend regelt, zoals de Aanwezigheid-module van Odoo of de prikklok in Shiftbase.
• Wil je aanwezigheid én uren per project en facturatie in één geheel? Kies meteen voor een geïntegreerde oplossing zoals Odoo.
• Draait je werking rond ploegen en shiften? Vertrek vanuit een planningstool met sterke aanwezigheidsregistratie.

Hou je uren vandaag nog bij in een spreadsheet, dan is de eerste vraag niet welke tool, maar wanneer je best overstapt van Excel naar tijdsregistratiesoftware.

Waarom de koppeling met facturatie het verschil maakt

De grootste winst zit zelden in het registreren zelf, maar in wat er daarna met de uren gebeurt. Zonder koppeling belanden geregistreerde uren in een export die iemand handmatig moet omzetten naar een factuur of nacalculatie. Dat kost tijd en zorgt voor fouten.

De grootste tijdswinst zit in uren die automatisch doorstromen naar facturatie en nacalculatie.

Met een geïntegreerde aanpak stromen uren automatisch door naar projecten, nacalculatie en facturen. Je ziet in één oogopslag wat nog te factureren valt en welke projecten hun budget overschrijden. Precies daarom kiezen veel projectbedrijven voor een systeem waar tijdsregistratie en facturatie samen zitten, zoals Odoo. Kies je liever voor je bestaande stack, lees dan hoe je tijdsregistratie integreert met Odoo of je ERP, zowel als geïntegreerd systeem als via een koppeling. Hoe die aanpak breder in je bedrijfsprocessen past, lees je in het overzicht van ERP- en CRM-implementatie met Odoo.

Veelgemaakte fouten bij het kiezen van tijdsregistratiesoftware

• Kiezen op featurelijst in plaats van dagelijks gebruik. De mooiste demo helpt niet als je team het na twee weken negeert.
• Te complex starten. Begin met 3 tot 5 activiteiten en breid later uit, in plaats van meteen elk uitzonderingsgeval in te bouwen.
• De koppeling met facturatie vergeten. Net daar zit vaak de grootste winst en het meeste dubbele werk.
• Geen procesverantwoordelijke aanwijzen. Zonder eigenaar verwatert elke tool, hoe goed ook.
• Adoptie onderschatten. Registreren moet makkelijker zijn dan niets invullen, anders vallen mensen terug op oude gewoonten. Bekijk hoe je je team vlot laat meestappen voor je een tool uitrolt.

Veelgestelde vragen

Wat is de beste tijdsregistratiesoftware voor een kmo?

Dat hangt af van je type werk. Voor sterke aanwezigheidsregistratie met ploegen past Shiftbase goed. Voor bedrijven die aanwezigheid én uren per project en facturatie in één systeem willen, is Odoo vaak de beste keuze. Zoek je vooral eenvoudige urenregistratie, dan zijn Clockify en Toggl Track sterk.

Gaat de verplichting in 2027 over aanwezigheid of over urenstaten?

Vooral over aanwezigheid: het digitaal, objectief en controleerbaar in- en uittikken van werktijden, pauzes en overuren. Urenstaten die je tijd over projecten verdelen zijn een handige extra voor facturatie, maar geen wettelijke eis.

Kan ik tijdsregistratie koppelen aan mijn facturatie of boekhouding?

Ja. Tools zoals Odoo en TimeChimp koppelen uren aan facturatie of boekhouding, zodat geregistreerde tijd doorstroomt naar nacalculatie en facturen. Dat vermijdt dubbel overtypen en fouten.

Waarom kiest Made I.T. voor Odoo?

Omdat Odoo een Belgisch, modulair systeem is dat aanwezigheid, projecten, facturatie, boekhouding en CRM combineert. Wij hosten het zelf in België en breiden het eenvoudig uit naarmate je groeit. Zo krijg je minder losse tools, minder dubbel werk en een vaste partner voor inrichting en opvolging.

Moet ik nu al kiezen of kan ik wachten tot 2027?

Je kiest beter nu rustig een tool die past bij je werking dan onder tijdsdruk. Vroeg starten geeft je tijd om te testen, je team te laten wennen en de registratie te koppelen aan je bestaande software.

Klaar om te kiezen? Zet samen de juiste stap

Tijdsregistratie software vergelijken draait niet om de langste functielijst, maar om de fit met jouw werkstroom, je integraties en je rapportnoden. Een eenvoudige urenteller is soms genoeg. Werk je met projecten en facturatie, dan levert een geïntegreerde oplossing zoals Odoo meestal de meeste winst op.

Wil je weten welke tool het best bij jouw kmo past en hoe je die koppelt aan je facturatie of ERP? Bekijk hoe Made I.T. tijdsregistratie praktisch en werkbaar maakt of plan meteen een gratis kennismakingsgesprek. Je krijgt advies over toolkeuze, inrichting en implementatie, vrijblijvend en zonder verkoopdruk.