Prijs is vaak de eerste vraag én de moeilijkste om eerlijk te beantwoorden. Aanbieders tonen graag een laag instaptarief, terwijl de echte kost pas duidelijk wordt bij inrichting, koppelingen en dagelijks gebruik. In deze uitleg zetten we de prijsmodellen en kostenfactoren op een rij, zodat je weet waar je op moet letten voordat je tekent.
We geven bewust geen vaste bedragen als absolute waarheid, want prijzen verschillen sterk per tool, aantal gebruikers en situatie, en ze veranderen regelmatig. Check de actuele tarieven altijd bij de aanbieder of vraag een offerte op maat.
TL;DR: Tijdsregistratiesoftware wordt in België meestal aangerekend per gebruiker per maand, vaak met een gratis of goedkope instapversie voor kleine teams en duurdere tarieven naarmate je meer functies of integraties wil. Naast de licentie tellen ook eenmalige kosten mee: opzet, inrichting, koppelingen en training. Reken dus op een totale kostprijs, niet enkel op de maandprijs per gebruiker. De juiste vraag is niet “wat is de goedkoopste tool”, maar “wat kost een oplossing die mijn team ook echt gebruikt”.
De maandprijs per gebruiker is maar een deel van het verhaal. De totale kostprijs bepaalt je échte budget.
Wat kost tijdsregistratiesoftware?
Tijdsregistratiesoftware kost in België doorgaans een bedrag per gebruiker per maand, aangevuld met eenmalige kosten voor opzet, inrichting, koppelingen en training. De totale kostprijs hangt dus af van je aantal medewerkers, de gewenste functies en de complexiteit van je werking.
Simpele urentellers hebben vaak een gratis instapversie of een laag maandtarief per gebruiker. Uitgebreidere pakketten met projecten, goedkeuringsflows, ploegenplanning of facturatiekoppelingen liggen hoger. Een geïntegreerd systeem zoals een ERP rekent je meestal per gebruiker, waarbij je met dezelfde licentie toegang krijgt tot meerdere modules en zo verschillende losse tools vervangt.
Waarvan hangt de prijs af?
De licentieprijs is maar één onderdeel. Deze factoren bepalen samen wat je echt betaalt.
De echte kost zit in het geheel: licentie, opzet, koppelingen, hosting en de tijd van je team.
- Aantal gebruikers. De meeste tools rekenen per actieve gebruiker per maand. Meer medewerkers betekent een hogere maandkost.
- Functionaliteit. Enkel aanwezigheid (in- en uittikken) is goedkoper dan een pakket met projecten, nacalculatie, planning en goedkeuringen.
- Integraties. Koppelingen met facturatie, boekhouding of loonverwerking vragen soms een duurdere licentie of eenmalig configuratiewerk.
- Opzet en inrichting. Projecten, rollen, regels en goedkeuringsflows instellen kost tijd, zeker als je werking complexer is.
- Hosting. Cloud (SaaS) zit meestal in het abonnement. Zelf-gehoste of on-premise oplossingen brengen andere kosten mee.
- Training en support. Een korte uitrol met begeleiding kost iets, maar verhoogt de kans dat je team het systeem effectief gebruikt.
Welke prijsmodellen bestaan er?
Grofweg kom je drie prijsmodellen tegen. Ze verschillen niet alleen in prijs, maar vooral in wat je ervoor terugkrijgt.
Kies je prijsmodel op basis van wat je nodig hebt, niet enkel op de laagste maandprijs.
| Prijsmodel | Typisch voor | Voordeel | Let op |
|---|---|---|---|
| Gratis of goedkope instapversie | Kleine teams, eenvoudige urenregistratie | Lage drempel om te starten | Beperkte functies; loop je snel tegen grenzen aan |
| Abonnement per gebruiker per maand | Groeiende kmo’s met projecten en goedkeuring | Voorspelbare maandkost, meer functies | Kost stijgt met elke gebruiker en module |
| Geïntegreerd systeem (ERP) | Bedrijven die uren, facturatie en CRM willen bundelen | Eén prijs per gebruiker voor alle modules | Meer opzet nodig; loont vooral als je meerdere functies gebruikt |
Belangrijk: een gratis tool is niet automatisch de goedkoopste oplossing. Als je team ze niet gebruikt of als je alsnog manueel moet bijwerken in Excel, betaal je via verloren tijd en fouten. Dat is de reden waarom veel bedrijven uiteindelijk overstappen zodra ze tijdsregistratie software vergelijken op dagelijks gebruik in plaats van op de laagste prijs. Weeg je die verborgen kost nog af tegen je vertrouwde spreadsheet, lees dan wanneer de overstap van Excel naar tijdsregistratiesoftware zichzelf terugverdient.
Vergeet de verborgen kosten niet
De grootste verrassingen zitten zelden in het abonnement, maar in de kosten eromheen. Reken deze mee in je budget:
- Inrichtingstijd om projecten, codes en goedkeuringen op te zetten.
- Koppelingen met je bestaande facturatie, boekhouding of planning.
- Migratie van je huidige manier van werken naar het nieuwe systeem.
- Training en opvolging in de eerste weken na de livegang.
- De kost van niet-gebruik: uren die te laat of niet worden ingegeven, blijven geld kosten, ongeacht welke licentie je koos.
Die laatste is de meest onderschatte. Een iets duurdere tool die je team wél elke dag gebruikt, is bijna altijd goedkoper dan een gratis tool die niemand invult.
Wat kost Odoo voor tijdsregistratie?
Odoo rekent per gebruiker, waarbij die ene licentie per gebruiker toegang geeft tot alle modules. Je betaalt dus niet apart voor de module Aanwezigheid, Timesheets, projecten of facturatie: ze zitten samen in de prijs per gebruiker. Zo weet je vooraf wat een medewerker kost, ongeacht hoeveel functies je gaandeweg in gebruik neemt.
Het interessante aan die aanpak: omdat aanwezigheid, urenstaten, projecten en facturatie in één systeem zitten, vervang je meerdere losse tools en abonnementen zonder dat je prijs per extra functie oploopt. Bij Made I.T. hosten we Odoo zelf in België en verzorgen we de inrichting en opvolging, zodat je een duidelijk beeld krijgt van je totale kostprijs in plaats van losse verrassingen. Voor de exacte prijs op maat van jouw team maken we samen een offerte, want die hangt vooral af van je aantal gebruikers en de gewenste integraties. Meer over die aanpak lees je op de pagina over ERP- en CRM-implementatie met Odoo.
Hoe vergelijk je offertes eerlijk?
Twee offertes met een verschillende maandprijs zeggen weinig als ze niet hetzelfde bevatten. Vergelijk daarom op totale kostprijs en op wat er inbegrepen is.
Vergelijk offertes op wat inbegrepen is, niet alleen op de maandprijs per gebruiker.
Let bij het vergelijken op:
- Zit de inrichting (projecten, rollen, regels) in de prijs of komt die er los bij?
- Zijn de koppelingen met facturatie of boekhouding inbegrepen?
- Is er training en opvolging voorzien?
- Betaal je maandelijks of jaarlijks, en zit je vast aan een contract?
- Wat gebeurt er met de prijs als je groeit of extra modules toevoegt?
Voordat je een offerte aanvraagt, helpt het om eerst je werkstroom scherp te zetten. Hoe je dat doet, lees je in het stappenplan om digitale tijdsregistratie in te voeren. Met een duidelijk beeld van je noden krijg je scherpere en beter vergelijkbare offertes.
Veelgestelde vragen
Hoeveel kost tijdsregistratiesoftware per gebruiker?
Dat verschilt sterk per tool en functieniveau. Eenvoudige urentellers hebben vaak een gratis of goedkope instapversie, terwijl uitgebreidere pakketten met projecten en integraties meer per gebruiker per maand kosten. Check altijd de actuele tarieven of vraag een offerte.
Is er gratis tijdsregistratiesoftware?
Ja, verschillende tools bieden een gratis instapversie voor kleine teams of eenvoudige urenregistratie. Let wel op de grenzen: zodra je projecten, goedkeuringen of facturatiekoppelingen nodig hebt, loop je vaak tegen beperkingen aan en betaal je alsnog via verloren tijd.
Welke kosten komen er bovenop de licentieprijs?
Reken op eenmalige kosten voor opzet en inrichting, eventuele koppelingen met facturatie of boekhouding, en training bij de uitrol. Ook de tijd die je team nodig heeft om ermee te werken, is een reële kost.
Is een duurdere tool het waard?
Vaak wel, als je team ze dagelijks gebruikt. Een tool die uren automatisch doorzet naar facturatie en discussies voorkomt, verdient zich terug in bespaarde tijd. De echte vraag is de kostprijs per effectief gebruikte registratie, niet de laagste maandprijs.
Kan ik klein en goedkoop starten en later uitbreiden?
Ja. Begin met een beperkte opzet die vandaag al bruikbaar is en breid uit wanneer je proces groeit. Bij een geïntegreerd systeem zoals Odoo betaal je per gebruiker en krijg je meteen toegang tot alle modules, zodat je later functies kan bijzetten zonder je prijs per extra module te zien stijgen.
Wil je een prijs op maat van jouw team?
De prijs van tijdsregistratiesoftware draait niet om het laagste maandtarief, maar om de totale kostprijs van een oplossing die je team ook echt gebruikt. Reken licentie, inrichting, koppelingen en training samen, en vergelijk offertes op wat inbegrepen is.
Wil je weten wat een werkbare oplossing voor jouw kmo kost? Bekijk hoe Made I.T. tijdsregistratie praktisch en werkbaar maakt of plan meteen een gratis kennismakingsgesprek. Je krijgt een concreet voorstel met een duidelijke prijs op maat, vrijblijvend en zonder verkoopdruk.