In consultancy en bij agencies is tijd letterlijk je product. Elk uur dat een consultant, developer of strateeg presteert, is potentieel omzet. Maar precies daar loopt het vaak mis: uren worden pas op vrijdag ingevuld, verkeerd toegewezen of gewoon vergeten. Het gevolg is een stille lek van factureerbare tijd en een nacalculatie die niet klopt. Wie op uurbasis of forfait werkt, verdient het meest aan een registratie die klopt tot op het project en de klant.

In deze sectorgids lees je hoe je billable uren registreert in een dienstenbedrijf, waar het onderscheid tussen billable en non-billable zit, en hoe je van geregistreerde uren naar een correcte factuur en nacalculatie gaat. Onderaan vind je een checklist. De aanscherping richting 2027 raakt ook kantoorwerk: aanwezigheid moet betrouwbaar en controleerbaar vastliggen. Voor de exacte regels rond arbeidstijd verwijzen we naar je sociaal secretariaat, want die hangen af van je paritair comité en cao.

TL;DR: Tijdsregistratie voor consultancy en agencies draait om het registreren van billable uren per project en klant, met een duidelijk onderscheid tussen wat je doorfactureert en wat niet. Zo verlies je minder factureerbare tijd, weet je per opdracht of je marge klopt en factureer je sneller en vollediger. De grootste winst zit in registreren op het moment zelf, met projectcodes, en het automatisch doorstromen van die uren naar je facturatie en nacalculatie.

In consultancy en bij agencies is tijd je product: billable uren die niet geregistreerd zijn, factureer je nooit.

Wat is billable tijdsregistratie voor consultancy en agencies?

Billable tijdsregistratie voor consultancy en agencies betekent dat je van elke medewerker de gewerkte uren bijhoudt per project en klant, met een duidelijk onderscheid tussen factureerbare (billable) en niet-factureerbare (non-billable) tijd, zodat je die uren correct kan doorfactureren en per opdracht kan nacalculeren.

Het verschil met een klassiek productiebedrijf zit in de reden waaróm je registreert. Je registreert niet alleen om aanwezigheid vast te leggen, maar vooral om te weten welke tijd je aan een klant mag aanrekenen. Een goede registratie in een dienstenbedrijf legt daarom bij elk uur meteen vast: aan welk project, voor welke klant, en of het billable is. Zonder dat onderscheid weet je op het einde van de maand niet wat je mag factureren en of je opdracht winstgevend was.

Waarom urenregistratie in consultancy anders werkt

In een productie- of bouwbedrijf telt vooral hoeveel iemand aanwezig en actief was. In consultancy en bij agencies telt daarnaast wát iemand deed en voor wie. Dezelfde acht uur kunnen bestaan uit vijf billable uren voor drie klanten, twee uur intern overleg en een uur offertewerk. Alleen die vijf uur worden omzet, maar je hebt de andere drie ook nodig om te begrijpen waar je tijd naartoe gaat.

Daar komt de aanscherping richting 2027 bovenop. Ook voor kantoor- en dienstenwerk ligt de nadruk sterker op een betrouwbare, controleerbare registratie van de effectieve werktijden. Wat er precies verandert en voor wie het geldt, lees je in de uitleg over de verplichte tijdsregistratie vanaf 2027.

Voor een dienstenbedrijf komt er nog een reden bij die zwaarder weegt dan bij de meeste sectoren: elk niet-geregistreerd billable uur is rechtstreeks verloren omzet. Waar een productiebedrijf een vergeten uur soms nog terugvindt in de output, verdwijnt een vergeten consultancy-uur gewoon. Daarom is de kwaliteit van je registratie hier geen administratieve formaliteit, maar een directe hefboom op je omzet en je marge.

Billable uren registreren per project

De kern is dat elk uur meteen aan het juiste project en de juiste klant hangt. Werkt iemand op één dag voor drie klanten, dan moet je registratie dat kunnen volgen zonder dat er achteraf gepuzzeld moet worden. Let vooral op deze punten:

Registreren per project en klant, meteen bij de taak, levert de betrouwbaarste billable uren op.

• Registreer per project en klant, niet per dag. Laat medewerkers bij het registreren kiezen aan welk project en welke klant ze werken, zodat de uren meteen goed verdeeld zijn en niet achteraf gesplitst hoeven te worden.
• Gebruik vaste projectcodes. Een vaste code per project of opdracht voorkomt dat dezelfde klant op tien manieren wordt genoteerd. Dat houdt je facturatie en nacalculatie zuiver.
• Registreer op het moment zelf, niet op vrijdag. Uren die pas aan het einde van de week uit het geheugen worden ingevuld, zijn systematisch onvolledig. Registreren tussen taken door, met zo weinig mogelijk klikken, levert de meeste billable tijd op.
• Voeg een korte omschrijving toe. Een regel context per prestatie maakt je factuur transparanter voor de klant en vermindert discussies over wat je hebt aangerekend.

Billable versus non-billable: het onderscheid

Het onderscheid tussen billable en non-billable is het hart van tijdsregistratie in consultancy. Zonder dat onderscheid weet je wel hoeveel je werkt, maar niet hoeveel daarvan omzet wordt. Dat onderscheid meten is bovendien de eerste stap om je verhouding factureerbare tijd te verbeteren.

Billable en non-billable uren gescheiden houden toont zwart op wit welk deel van je tijd omzet wordt.

Onderstaande tabel maakt het onderscheid concreet.

Type tijd	Voorbeelden	Wat je ermee doet
Billable	Klantwerk, advies, uitvoering op een opdracht	Doorfactureren per uur of afzetten tegen een forfait
Non-billable, project	Intern projectoverleg, kwaliteitscontrole, oplevering	Meenemen in je nacalculatie per project
Non-billable, intern	Sales, offertes, opleiding, teamvergaderingen	Bewaken als overhead, niet doorrekenen
Afwezigheid	Verlof, ziekte, feestdagen	Apart houden voor loon en capaciteitsplanning

Waarom dit onderscheid loont:

• Je meet je bezettingsgraad. De verhouding billable tegenover totaal gewerkte uren toont hoeveel van je capaciteit effectief omzet wordt. Dat cijfer stuurt je planning en je prijs.
• Je factureert vollediger. Als billable tijd meteen als billable geregistreerd staat, verdwijnt ze minder snel in het niets bij het opmaken van de factuur.
• Je nacalculatie klopt. Door ook non-billable projecttijd bij te houden, zie je de echte kost van een opdracht, niet alleen het deel dat je hebt aangerekend.

Van uren naar facturatie en nacalculatie

De echte opbrengst van billable registratie komt pas wanneer die uren ergens naartoe stromen. Uren die aan een project, een klant en een tarief hangen, kan je rechtstreeks doorfactureren en gebruiken voor je nacalculatie. Zolang je registreert in de ene tool en factureert in de andere, blijf je overtikken, en elk overtikken is een kans op een vergeten of foutief aangerekend uur.

De nacalculatie toont per opdracht of je prijs klopte en waar je marge weglekte.

Voor een dienstenbedrijf zit hier vaak de grootste winst. Twee scenario’s maken dat concreet:

• Werk je op uurbasis? Dan is elke geregistreerde billable prestatie een factuurregel. Een koppeling zorgt dat die uren klaarstaan bij het aanmaken van de factuur, gesorteerd per klant, zonder dat iemand ze eerst exporteert en overtikt.
• Werk je op forfait? Dan vergelijk je de geregistreerde uren met wat je hebt aangerekend. Zo zie je meteen welke projecten winstgevend zijn en welke je marge opeten, en kan je je volgende offerte scherper inschatten.

Hoe je die doorstroom opzet, lees je in de uitleg over tijdsregistratie koppelen aan facturatie. Let er wel op dat niet elk pakket even sterk is in projectcontext, met billable-onderscheid, projectcodes en nacalculatie per opdracht. Neem die eisen mee wanneer je tijdsregistratie software vergelijkt.

Veelgemaakte fouten bij billable registratie

De aanpak zelf is niet ingewikkeld, maar in de praktijk lopen dienstenbedrijven vaak vast op dezelfde punten. De meest voorkomende fouten:

• Uren pas achteraf invullen. Op vrijdag reconstrueren wat je maandag deed, kost billable uren. Hoe verder van het moment, hoe onvolledig de registratie.
• Geen onderscheid tussen billable en non-billable. Zonder dat onderscheid weet je niet welk deel van je tijd omzet is en kan je je bezettingsgraad niet verbeteren.
• Te weinig of te veel projectcodes. Te weinig codes maken je nacalculatie vaag, te veel codes maken registreren zo omslachtig dat mensen afhaken.
• Registreren en factureren gescheiden houden. Elke manuele overdracht van uren is een kans op een vergeten of foutief gefactureerde prestatie.
• Het systeem opleggen zonder uitleg. Consultants registreren pas trouw als ze snappen dat het over hun eigen factureerbaarheid gaat, niet over controle. Hoe je dat draagvlak opbouwt, lees je in de gids om digitale tijdsregistratie in te voeren.

Checklist: billable tijdsregistratie voor consultancy en agencies

Gebruik deze checklist om te controleren of je registratie de realiteit van een dienstenbedrijf goed opvangt.

• [ ] Elk uur hangt aan het juiste project en de juiste klant, niet aan een dagtotaal.
• [ ] Billable en non-billable tijd worden apart geregistreerd.
• [ ] Je gebruikt vaste projectcodes, in een aantal dat werkbaar blijft.
• [ ] Medewerkers registreren op het moment zelf, met zo weinig mogelijk klikken.
• [ ] Elke billable prestatie heeft een korte omschrijving voor de factuur.
• [ ] Je meet je verhouding billable tegenover totaal gewerkte uren.
• [ ] Uren stromen door naar facturatie en nacalculatie zonder overtikken.
• [ ] Je vergelijkt geregistreerde uren met wat je aanrekent, per opdracht.
• [ ] De exacte regels rond arbeidstijd zijn bevestigd door je sociaal secretariaat.

Veelgestelde vragen

Wat betekent billable in tijdsregistratie?

Billable slaat op de uren die je aan een klant mag aanrekenen, tegenover non-billable tijd zoals intern overleg, sales of opleiding. Door dat onderscheid bij elk uur vast te leggen, weet je precies welk deel van je gewerkte tijd omzet wordt en welk deel overhead is.

Hoe registreer ik billable uren als iemand aan meerdere projecten werkt?

Laat de medewerker bij het registreren per taak kiezen aan welk project en welke klant hij werkt, met een vaste projectcode. Zo staan de uren meteen op het juiste project en hoef je ze achteraf niet te splitsen. Dat houdt je facturatie en nacalculatie zuiver.

Wat is een goede bezettingsgraad voor consultancy?

Een goede bezettingsgraad verschilt per bedrijf en rol, dus er is geen algemeen streefcijfer. Belangrijker is dat je de verhouding billable tegenover totaal gewerkte uren consistent meet, zodat je een eigen norm opbouwt en ziet of je die maand na maand haalt of niet.

Is tijdsregistratie ook verplicht voor een consultancy of agency?

De aanscherping richting 2027 legt de nadruk op een betrouwbare registratie van de effectieve werktijden, ook voor kantoor- en dienstenwerk. Of en hoe het exact op jouw situatie van toepassing is, hangt af van je context; laat dat bevestigen door je sociaal secretariaat.

Waarom is billable registratie belangrijker dan gewoon uren tellen?

Omdat je in een dienstenbedrijf tijd verkoopt: elk niet-geregistreerd billable uur is verloren omzet. Uren die per project en klant geregistreerd staan, met billable apart, zorgen dat je vollediger factureert en per opdracht ziet of je marge klopte.

Wil je billable uren zonder lek registreren?

In consultancy en bij agencies verdwijnt omzet stil: een vergeten uur, een verkeerde klant, een timesheet die pas vrijdag wordt ingevuld. Een systeem waarmee je team op het moment zelf registreert, per project en met billable apart, verkleint dat lek en scherpt je nacalculatie aan. De basis blijft simpel, de winst zit in registreren op het moment en het automatisch doorstromen naar je facturatie.

Wil je weten hoe dat er voor jouw consultancy of agency uitziet? Bekijk hoe Made I.T. tijdsregistratie praktisch en werkbaar maakt of plan een gratis kennismakingsgesprek. We bekijken samen hoe je billable uren sluitend registreert, zonder je team te overladen.